Términos y Condiciones

Los presentes Términos y Condiciones (en adelante "Términos") regulan el acceso y uso del software de facturación electrónica POSFAC, desarrollado y operado por PRONETSYS SAS, sociedad comercial identificada con NIT 901386859, con domicilio en la ciudad de Medellín, Colombia.

Al contratar cualquiera de nuestros planes o utilizar el software, el cliente acepta de manera expresa e inequívoca los presentes Términos en su totalidad.

Para efectos de interpretación de los presentes Términos, se establecen las siguientes definiciones:

Para contratar los servicios de Posfac, el cliente debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Edad mínima: Ser mayor de 18 años de edad.
• RUT vigente: Contar con Registro Único Tributario (RUT) activo y actualizado ante la DIAN.
• Capacidad legal: Tener capacidad legal para contratar en nombre propio o de la persona jurídica que representa.
• Información veraz: Proporcionar información verídica y actualizada al momento de la contratación.
• Correo electrónico válido: Disponer de un correo electrónico válido del representante legal para recibir notificaciones oficiales.

Posfac ofrece diferentes modalidades de contratación adaptadas a las necesidades de cada negocio. Todos los precios están expresados en Pesos Colombianos (COP) e incluyen el IVA del 19% conforme a la legislación tributaria colombiana.

4.1 Planes de Suscripción (SaaS)

4.2 Plan Local (Instalación en servidor propio)

4.3 Servicios Adicionales

4.4 Inclusiones de todos los planes

• Desde 2,500 documentos electrónicos anuales
• Capacitación incluida
• Configuración de facturación electrónica
• Soporte técnico según modalidad del plan

4.5 Inclusiones adicionales para planes SaaS

• 1 backup diario automático
• Disponibilidad del 98%
• Soporte incluido durante toda la suscripción

4.6 Actualización anual de tarifas

El valor de las suscripciones está sujeto a actualizaciones anuales por las siguientes causas:

• Cambios en los términos y condiciones del servicio que impliquen modificaciones en el alcance, capacidad o funcionalidades incluidas.
• Inclusión de nuevos módulos, características o mejoras tecnológicas en la plataforma Posfac.
• Variaciones en la legislación tributaria colombiana, incluyendo aumentos en la tarifa del IVA u otros impuestos aplicables a la prestación de servicios de software.
• Ajustes por inflación, costos operativos, infraestructura tecnológica o cambios en las condiciones del mercado.

Cualquier ajuste en las tarifas será notificado al cliente con al menos treinta (30) días calendario de anticipación a través de correo electrónico, WhatsApp o cualquier otro canal de contacto registrado. El nuevo valor aplicará en la siguiente renovación o ciclo de facturación.

5.1 Métodos de pago aceptados

Los pagos se realizarán exclusivamente a través de los siguientes medios:

• Transferencia bancaria: A las cuentas oficiales de Pronetsys SAS.
• Pago por PSE: Mediante el link de pago generado con la factura correspondiente, utilizando tarjeta débito o crédito.

5.2 Facturación

Por cada pago recibido, Pronetsys emitirá la factura electrónica correspondiente al correo electrónico registrado por el cliente.

5.3 Mora e intereses

No se cobrarán intereses de mora, ya que el servicio se interrumpe inmediatamente al finalizar el ciclo de facturación adquirido si no se ha realizado el pago correspondiente a la renovación.

6.1 Renovación del servicio

Los planes no se renuevan automáticamente. Al finalizar el ciclo de facturación contratado, el cliente deberá manifestar expresamente su intención de renovar.

Si el cliente lo solicita, podrá activar la renovación automática, en cuyo caso se procederá a facturar el servicio una vez termine el ciclo de facturación vigente.

6.2 Cancelación del servicio

El cliente podrá cancelar su suscripción únicamente al finalizar el ciclo de facturación adquirido (1 mes, 3 meses o 12 meses). No es posible cancelar el servicio antes de completar el período contratado.

6.3 Aviso de cancelación

Para cancelar el servicio, el cliente debe notificar a Pronetsys con un mínimo de 8 días de anticipación antes de la fecha de vencimiento del ciclo de facturación.

6.4 Reembolsos

No habrá reembolsos por cancelación anticipada, salvo en los siguientes casos:

• Incumplimiento comprobado por parte de Pronetsys en la prestación del servicio.
• Caso de fuerza mayor debidamente documentado.

7.1 Suspensión por vencimiento

El servicio será suspendido inmediatamente una vez finalice el período contratado si el cliente no ha realizado la renovación correspondiente. El sistema mostrará un mensaje de inactivación de licencia.

7.2 Conservación de datos

Después de la suspensión, los datos del cliente permanecerán almacenados en estado inactivo por un período de 30 días calendario.

7.3 Suspensión por uso indebido

Pronetsys se reserva el derecho de suspender inmediatamente el servicio sin previo aviso en caso de detectar uso indebido del software, incluyendo pero no limitado a las actividades prohibidas descritas en la sección 13 de estos Términos.

8.1 Propiedad de los datos

Los datos ingresados por el cliente en el sistema son de su exclusiva propiedad. Pronetsys actúa únicamente como encargado del tratamiento de dichos datos para la prestación del servicio.

8.2 Exportación de datos

Mientras la suscripción esté activa, el cliente podrá solicitar la exportación de toda su información en formato Excel. Esta funcionalidad está incluida sin costo adicional.

8.3 Respaldos en planes SaaS

Los planes de suscripción (SaaS) incluyen:

• 1 backup diario automático
• Almacenamiento seguro en servidores de Pronetsys
• Recuperación ante desastres gestionada por Pronetsys

8.4 Respaldos en Plan Local

En la modalidad de Plan Local, el cliente es única y exclusivamente responsable de:

• Realizar los respaldos periódicos de su base de datos
• Verificar que los respaldos se ejecuten satisfactoriamente
• Mantener copias de seguridad en ubicaciones seguras
• La integridad y disponibilidad de sus datos

Pronetsys no tendrá ninguna responsabilidad por pérdida de datos en instalaciones locales, salvo que el cliente haya contratado el servicio de Backup Remoto.

El Plan Local permite al cliente instalar el software en su propia infraestructura de servidores. Esta modalidad tiene condiciones especiales:

9.1 Licencia

• La licencia es intransferible y se genera exclusivamente para el contratante (persona natural o jurídica).
• La licencia es válida para un solo negocio o RUT. No puede utilizarse en múltiples empresas o sucursales con diferente identificación tributaria.

9.2 Soporte incluido

El Plan Local incluye soporte técnico únicamente durante el primer mes posterior a la implementación. Después de este período, el soporte adicional tendrá un costo de $100.000 (IVA incluido) por hora.

9.3 Actualizaciones

• Incluidas: Actualizaciones por corrección de fallas o errores en el desarrollo.
• No incluidas: Nuevas funcionalidades, mejoras en módulos o desarrollo de módulos nuevos. Estos requerirán cotización aparte.

9.4 Rendimiento

El rendimiento del sistema depende del hardware del servidor donde se instale. El óptimo rendimiento está diseñado para 10 usuarios simultáneos, aunque puede soportar más usuarios siempre que no se generen informes en períodos muy amplios de forma concurrente.

9.5 Servicio de Backup Remoto (opcional)

Los clientes de Plan Local pueden contratar el servicio de respaldo de seguridad remoto por $150.000 mensuales (IVA incluido), el cual incluye almacenamiento de copias de seguridad en los servidores de Pronetsys.

10.1 Descripción del servicio

Posfac ofrece un servicio de migración de datos contables para clientes que actualmente utilizan los sistemas World Office, Loggro o Siigo y deseen trasladar su información a cualquiera de las interfaces de Posfac.

10.2 Condiciones de la migración incluida

La migración de datos se incluye sin costo adicional exclusivamente para clientes que contraten el Plan Anual. Las condiciones son:

• El cliente podrá solicitar la migración de datos con una antigüedad máxima de un (1) año contado desde la fecha de activación de la suscripción.
• La migración se ejecutará una única vez por contrato. No incluye sincronización continua ni migraciones posteriores adicionales.
• La solicitud de migración deberá realizarse dentro de los primeros treinta (30) días calendario posteriores a la activación de la suscripción anual.

10.3 Migración extendida (con costo adicional)

Si el cliente requiere migrar datos con una antigüedad superior a un (1) año, Pronetsys realizará una evaluación del volumen de información y cotizará un valor adicional según la cantidad de datos a trasladar. Este servicio estará sujeto a disponibilidad y acuerdo previo entre las partes.

10.4 Sistemas origen válidos

La migración aplica únicamente para datos provenientes de los siguientes sistemas:

• World Office
• Loggro
• Siigo

No se realizarán migraciones desde otros sistemas de software no listados anteriormente.

10.5 Alcance de la migración

La migración incluirá, según disponibilidad y formato de exportación del sistema origen, los siguientes datos:

• Catálogo de productos y/o servicios
• Base de datos de terceros (clientes y proveedores)
• Inventarios
• Historial de facturas emitidas
• Saldos contables

No se incluyen: nómina, configuraciones personalizadas del sistema origen, módulos o datos que no sean exportables desde la plataforma de origen.

10.6 Responsabilidad del cliente

• El cliente es responsable de proveer los datos exportados del sistema origen en los formatos disponibles de cada plataforma.
• Pronetsys SAS no accederá por cuenta propia a los sistemas de terceros. El cliente deberá facilitar los archivos de exportación.
• El cliente dispondrá de quince (15) días hábiles posteriores a la finalización de la migración para validar la integridad y exactitud de los datos migrados. Transcurrido este plazo sin observaciones, la migración se entenderá como aceptada.

10.7 Plazo de ejecución

La migración se realizará dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la recepción completa de los datos exportados por parte del cliente.

10.8 Limitación de responsabilidad

Pronetsys SAS no será responsable por datos incompletos, corruptos, duplicados o inexactos provenientes del sistema origen. La migración se realiza sobre la base de la información proporcionada por el cliente.

10.9 Vigencia de la promoción

El servicio de migración incluida con el Plan Anual está sujeto a disponibilidad y podrá ser modificado o retirado por Pronetsys SAS sin previo aviso. Las migraciones ya contratadas y en proceso no se verán afectadas.

10.1 Propiedad del software

El software POSFAC, incluyendo pero no limitado a su código fuente, diseño, interfaces, bases de datos, documentación y todos los elementos que lo componen, es propiedad exclusiva de PRONETSYS SAS y está protegido por las leyes de propiedad intelectual de Colombia y tratados internacionales.

10.2 Licencia de uso

Al contratar cualquier plan, el cliente recibe una licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible para utilizar el software de acuerdo con el plan contratado y los presentes Términos.

10.3 Prohibiciones expresas

Queda estrictamente prohibido:

• Modificar, alterar, adaptar o crear obras derivadas del software.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software.
• Copiar, reproducir o duplicar el software.
• Revender, redistribuir, sublicenciar o transferir el software a terceros.
• Remover, ocultar o alterar avisos de propiedad intelectual.

11.1 Canales de soporte

El canal principal de soporte es WhatsApp. Las solicitudes serán filtradas y direccionadas al área correspondiente (técnica o comercial). De ser necesario, el equipo técnico o comercial se comunicará telefónicamente con el cliente.

11.2 Horarios de atención

11.3 Cobertura del soporte

Incluido sin costo adicional:

• Resolución de problemas técnicos del software.
• Orientación en el uso de funcionalidades.
• Corrección de errores atribuibles a Posfac/Pronetsys.

Con costo adicional:

• Recuperación de datos o sistemas por errores cometidos por el usuario.
• Soporte adicional fuera del alcance del plan contratado.
• Capacitaciones adicionales.

12.1 Responsabilidad del cliente

El cliente es el único responsable de:

• Verificar que todos sus datos fiscales estén correctamente configurados antes de emitir documentos electrónicos.
• Validar la exactitud de la información contenida en cada documento (NIT, razón social, dirección, resolución DIAN, valores, impuestos, etc.).
• Mantener actualizado su RUT y resolución de facturación ante la DIAN.
• Cumplir con todas las obligaciones tributarias aplicables.

12.2 Límite de documentos

Todos los planes incluyen desde 2,500 documentos electrónicos anuales. Al agotarse este límite:

• Se detendrá la emisión de nuevos documentos electrónicos.
• El cliente deberá contactar a soporte para adquirir un plan de documentos adicional.
• El nuevo plan de documentos tendrá vigencia de 1 año a partir de su adquisición o hasta su agotamiento, lo que ocurra primero.

12.3 Transmisión a la DIAN

Posfac realiza la transmisión automática de documentos electrónicos a la DIAN. Pronetsys no se hace responsable por rechazos o errores causados por información incorrecta ingresada por el cliente.

Queda expresamente prohibido utilizar el software para:

• Realizar actividades ilegales de cualquier naturaleza.
• Actividades relacionadas con lavado de activos.
• Actividades relacionadas con financiación del terrorismo.
• Evasión fiscal o emisión de facturas falsas.
• Intentar hackear, vulnerar o comprometer la seguridad del sistema.
• Acceder a datos de otros clientes o usuarios.
• Compartir credenciales de acceso con terceros no autorizados.
• Utilizar el sistema para enviar spam o contenido malicioso.
• Sobrecargar intencionalmente los servidores.
• Cualquier otra actividad que viole las leyes colombianas o internacionales.

14.1 Disponibilidad del servicio

Pronetsys garantiza una disponibilidad del 98% para los planes SaaS. El 2% restante contempla tiempos de mantenimiento programado y posibles eventualidades técnicas.

14.2 Límite máximo de responsabilidad

En caso de fallas del sistema atribuibles a Pronetsys que causen pérdida de datos o perjuicio económico al cliente, la responsabilidad máxima de Pronetsys estará limitada al valor de la última suscripción pagada por el cliente.

14.3 Exclusiones de responsabilidad

Pronetsys no será responsable por:

• Pérdida de datos causada por errores del usuario.
• Daños derivados de uso indebido del software.
• Fallas en la infraestructura del cliente (Plan Local).
• Interrupciones por falta de pago.
• Problemas de conectividad a internet del cliente.
• Errores en documentos causados por información incorrecta ingresada por el cliente.
• Rechazos de la DIAN por información fiscal incorrecta del cliente.
• Daños indirectos, consecuentes o lucro cesante.

15.1 Derecho a modificar

Pronetsys se reserva el derecho de modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento, previa aprobación de su Junta Directiva.

15.2 Notificación de cambios

Cualquier modificación será notificada a todos los clientes activos en un período no superior a 15 días después de su aprobación.

15.3 Medio de notificación

Las notificaciones de modificaciones se realizarán al correo electrónico del representante legal registrado al momento de adquirir la suscripción.

15.4 Aceptación de cambios

El uso continuado del servicio después de la notificación de cambios constituye la aceptación tácita de los nuevos Términos. Si el cliente no está de acuerdo con las modificaciones, podrá cancelar su suscripción al finalizar el ciclo de facturación vigente.

16.1 Ley aplicable

Los presentes Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

16.2 Conciliación obligatoria

Como primera instancia para la resolución de cualquier controversia derivada de estos Términos, las partes acuerdan someterse a un proceso de conciliación ante un centro de conciliación autorizado en la ciudad de Medellín.

16.3 Jurisdicción

En caso de que la conciliación no prospere, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces y tribunales de la ciudad de Medellín, Antioquia, Colombia.

17.1 Acuerdo completo

Estos Términos y Condiciones constituyen el acuerdo completo entre el cliente y Pronetsys respecto al uso del software Posfac, y reemplazan cualquier acuerdo previo, verbal o escrito.

17.2 Divisibilidad

Si alguna disposición de estos Términos es declarada inválida o inaplicable, las demás disposiciones continuarán en pleno vigor y efecto.

17.3 Renuncia

El hecho de que Pronetsys no ejerza algún derecho establecido en estos Términos no constituye una renuncia a dicho derecho.

17.4 Cesión

El cliente no podrá ceder sus derechos u obligaciones bajo estos Términos sin el consentimiento previo y por escrito de Pronetsys.

17.5 Contacto

Para cualquier consulta relacionada con estos Términos y Condiciones:

• Empresa: Pronetsys SAS
• NIT: 901386859
• WhatsApp: +57 350 3950538
• Ciudad: Medellín, Colombia